Was ist im Home-Office zu beachten? Corona, was nun? (NL 9/20)

Trotz Corona-Krise muss man dennoch versuchen, sein Geschäft aufrecht zu erhalten.
Zwar ist eine persönliche Beratung nun verboten, dennoch darf man nicht nichts tun.

Aber WAS soll man tun? Und WIE soll man z.B. beim Arbeiten im home office vorgehen, um nicht etwa mit der Datenschutzbehörde Schwierigkeiten zu bekommen?
Letztere hat sich schon gemeldet und darauf verwiesen, dass einiges zu beachten sei! Bedenken Sie, welch Existenz-bedrohende Strafen die DSGVO ermöglicht!

Wir sammeln für Sie in den nächsten Wochen auf unserer Homepage unter IVVA/Corona (hier klicken…) alle Informationen von Anlaufstellen, wo man sich über Hilfen, Förderungen, etc. informieren kann. Und geben Ihnen Praxis-Tipps bzw. juristische Einschätzungen, bei denen uns wieder der auf Versicherungsrecht und DSGVO-spezialisierte Anwalt Mag. Stephan Novotny zur Verfügung steht.

Zusätzlich versuchen wir Sie praxisnah mit Tipps zu versorgen, wie Sie in den nächsten Wochen arbeiten sollten. Welche Problemstellen man vermeiden sollte. Etc.
Da viele in unserer Branche Einzelkämpfer, also EPUs oder KMUs sind, können diese nicht auf eigene EDV- oder sonstige Fach-Abteilungen zurück greifen.

RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger

Daher geben wir Ihnen heute u.a.
> eine Einschätzung der Lage und Hinweise, wie man nun aktiv an die Kunden und Interessenten heran gehen sollte.
> Wir informieren darüber, wie man Kunden am Telefon informieren darf (oder auch nicht).
> Außerdem berichten wir darüber, was die Europ. Wertpapieraufsicht ESMA und die österreichische Datenschutzbehörde zur Corona-Situation dem Markt mitteilten.
> Danach geben wir erste Praxis-Tipps zum Home-Office, welche Tools (u.a. VPN, Videokonferenz, Remote Desktop, etc.) nützlich sind udn wie man sie DSGVO-konform nutzt.
> Weiters haben wir Link gesammelt, wo man diese Software herunter laden kann. Einiges davon sogar kostenlos!
> Und dann sehen wir uns an, wie man ein Synchronisations- und Sicherungskonzept erstellt und in der Praxis durchführt. Ist nötig, wenn man an mehreren Geräten die gleichen Daten bearbeitet (etwa: EPU arbeiten von zu Hause am Laptop und greift auf PC in Firma zu, aber noch wichtiger, wenn mehrere Personen auf Server im Office zugreifen und Datenbank ändern).
> Formulare für Home-Office-Dienstgeber-Anweisung bzw. Home-Office-Vereinbarung für Mitarbeiter (kostenlos zur Verfügung gestellt).

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DSGVO-Mega-Strafe gegen „1&1“ wegen telefonischer Auskunft! (NL 9b/20)

Praxis-Tipps zur Vermeidung des bestraften Verhaltens!

Knapp vor Weihnachten wurde bekannt gegeben, dass gegen das deutsche Telekommunikationsunternehmen „1&1“ wegen DSGVO-Verletzung eine extrem hohe Geldstrafe, konkret in Höhe von 9,55 Mio. Euro verhängt wurde.

RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger

Wieder zeigt dieses Urteil, welches Existenz-bedrohendes Potential die DSGVO in sich birgt und daher keinesfalls unterschätzt oder sogar ignoriert werden sollte.

Wir sehen uns daher in diesem Praxis-Tipp das Urteil näher an, weil der bei „1&1“ gemachte Fehler bei jedem anderen Unternehmen ebenfalls passieren kann.
Daher sollten wir daraus lernen! Und vorab ein Tipp: Keinesfalls die Sozialversicherungs-Nummer verwenden!

Was war passiert?

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Corona, wie weiter?

Trotz Corona-Krise muss man dennoch versuchen, sein Geschäft aufrecht zu erhalten.
Zwar ist eine persönliche Beratung nun verboten, dennoch darf man nicht nichts tun.

Aber WAS soll man tun? Und WIE soll man z.B. beim Arbeiten im home office vorgehen, um nicht etwa mit der Datenschutzbehörde Schwierigkeiten zu bekommen?
Letztere hat sich schon gemeldet und darauf verwiesen, dass einiges zu beachten sei! Bedenken Sie, welch Existenz-bedrohende Strafen die DSGVO ermöglicht!

Wir sammeln für Sie in den nächsten Wochen auf unserer Homepage unter IVVA/Corona alle Informationen von Anlaufstellen, wo man sich über Hilfen, Förderungen, etc. informieren kann. Und geben Ihnen Praxis-Tipps bzw. juristische Einschätzungen, bei denen uns wieder der auf Versicherungsrecht und DSGVO-spezialisierte Anwalt Mag. Stephan Novotny zur Verfügung steht.

Zusätzlich versuchen wir Sie praxisnah mit Tipps zu versorgen, wie Sie in den nächsten Wochen arbeiten sollten. Welche Problemstellen man vermeiden sollte. Etc.
Da viele in unserer Branche Einzelkämpfer, also EPUs oder KMUs sind, können diese nicht auf eigene EDV- oder sonstige Fach-Abteilungen zurück greifen.

 

ERST-Infos

  • Einen ersten Praxis-Beitrag über die technischen Tücken des home-Office, wo Sie welche Software kostenlos erhalten können, Musterformulare, etc. haben wir schon online gestellt, und zwar hier…
  • HÄRTEFALL-Fonds: Wer hat Anspruch? Unter welchen Voraussetzungen?
    Zum Formular, um einen Antrag auf Geldleistung zu stellen, kommen Sie hier…Aber wer hat Anspruch?
    Vereinfacht: Ein-Personen-Unternehmer, Kleinstunternehmer, Neue Selbständige, Freie Dienstnehmer, Freie Berufe, etc.
    Zuschuss beträgt in der 1. Phase bis zu 1.000 Euro aus, in der 2. Phase bis zu 2.000 Euro pro Monat. Max. 6000 Euro im Moment.
    Aber nur unter ganz bestimmten Bedingungen (Härtefall liegt vor, wenn: Nicht mehr in der Lage, die laufenden Kosten zu decken oder behördlich angeordnetes Betretungsverbot oder Umsatzeinbruch von mindestens 50% zum Vergleichsmonat des Vorjahres). Man muss aber beim Jahreseinkommen zwischen  5.527,92 und 33.812 € gelegen sein. Es darf keine Doppelversicherung vorliegen, etc.
    Genaue Details finden Sie hier…  – ein wenig bis unter das Video scrollen…!
    Die amtlichen HärtefallfondsFörderrichtlinien des Finanzministeriums mit allen Details können Sie hier nachlesen… 
  • Stundung der Krankenkassen-Beiträge:
    • Automatische Stundung, wenn Betrieb von der „Schließungsverordnung“ oder einem Betretungsverbot betroffen ist.
    • Andere Betriebe mit coronabedingten Liquiditätsproblemen können einen formlosen Antrag stellen. Er hat die coronabedingten Probleme zu beinhalten und ist an die jeweilige regionale Servicestelle zu richten.
    • Für die Dauer der Stundung fallen keine Verzugszinsen an.
    • Keine Einbringungsmaßnahmen in den Monaten März, April und Mai 2020, d.h. keine Exekutionsanträge, keine Insolvenzanträge, keine Säumniszuschläge, etc.

    Genauere Infos dazu können Sie hier nachlesen…

  • Antrag Kurzarbeit: Die WKW informiert, dass das COVID-19-Kurzarbeit-Begehren in Wien gemeinsam mit der Sozialpartnervereinbarung direkt beim AMS eingebracht werden muss.
    Wichtige Ergänzung (29.3.): Die WK Wien informiert darüber, dass Urlaubsverbrauch KEINE ZWINGENDE VORAUSSETZUNG für Kurzarbeit sein: Der Arbeitgeber muss sich bemühen, dass Arbeitnehmer allfällige Urlaubs- und Zeitguthaben vor oder während der Kurzarbeit verbrauchen, indem er allen Arbeitnehmern den Verbrauch anbietet. Der Urlaubsverbrauch ist also keine zwingende Voraussetzung für Kurzarbeit! Hier geht es Zum Antragsformular inklusive Video-Ausfüllhilfe 
  • MIETZINS-MINDERUNG möglich, wenn Geschäft nicht mehr betreten werden kann.
    Die rechtlichen Details (die eine Minderung bis zu 100 % ermöglichen sollen) können Sie hier nachlesen…
    Die WKW stellt auch ein Musterformular zur Verfügung, dieses können Sie hier herunterladen: muster-mitzins-minderung-entfall-corona_von WKW

  • Antrag auf STEUER-ERLEICHTERUNG: Um die Liquidität der vom Coronavirus betroffenen Unternehmen zu erhalten, bietet das Finanzamt ein kombiniertes Formular an, mit dem alle steuerlichen Erleichterungen auf einmal zu beantragen(hier klicken) sind. Es geht hier um die Herabsetzung der Vorauszahlungen für die Einkommen- oder Körperschaftsteuervorauszahlungen bis auf null, der Entfall von Anspruchszinsen für Nachforderung aus Steuerbescheiden, spätere Zahlungen bzw. Ratenzahlungen, der Verzicht oder die Senkung von Säumniszuschlägen. Das Formular kann dann an corona@bmf.gv.at geschickt oder über FinanzOnline hochgeladen werden.
  • Grundumlage 2020 ausgesetzt
    Die Wirtschaftskammer Wien hat beschlossen, die Vorschreibungen der Grundumlage 2020 vorübergehend auszusetzen. Sollten Sie bereits eine Grundumlagen-Vorschreibung erhalten haben, ersuchen wir, diese vorerst nicht einzuzahlen. Ähnliche Informationen liegen uns auch von anderen Bundesländern vor.
  • Die WKW erinnert: Es gibt eine Förderung von IT-Infrastruktur zum Aufbau von Telearbeitsplätzen von der Wirtschaftsagentur Wien. Pro Projekt 75% bis zu 10.000 Euro. Details hier…

Interessante TIPPS:

 

  • Österreichische Post richtet zusätzlichen Zugang zu Onlineservices ein: In Zeiten des Home-Office könnten Nachsendeaufträge und Paketumleitungen sinnvoll sein. Daher richtete die Post einen weiteren Zugang für die notwendige Identifizierung ein. Ab sofort ist diese auch über das Post Kundenservice (PKS) möglich.
    So funktioniert die Registrierung.
  • Registrierkassen: Die WKW teilt mit: Bei (vorübergehenden) Betriebsschließungen aufgrund des Corona-Virus sind die Registrierkassen nicht außer Betrieb zu nehmen (so wie auch bei Urlaub oder Saisonbetrieb). Unter anderem würde das Anmeldeprozedere über FinanzOnline und die Startbelegprüfung bei der Wiederinbetriebnahme der Registrierkassen einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellen.
  • Warnung vor Internetkriminalität:
    Derzeit nutzen Cyberkriminelle die Krise, um daraus Profit zu schlagen. Achten Sie daher gerade jetzt auf Ihre Sicherheit und informieren Sie Ihre MitarbeiterInnen über Gefahren und Schutzmaßnahmen. Ein häufiger Trick nutzt den Wunsch, sich über den aktuellen weltweiten Stand der Infektionen zu informieren aus. Anstatt auf die offizelle interaktiven Karte des Johns Hopskins Instituts (diese finden Sie hier…) gibt es betrügerische Seiten, die gleichzeitig Passwörte und andere Daten absaugen.
    Daher nur offiziellen Seiten vertrauen: Hier eine Auswahl:
    Etwa: Johns Hopskins Institut (hier…) oder DER STANDARD (hier die Unterseite…) oder Addendum (hier die Unterseite…) oder Gesundheitsministerium (hier…).

 

Quellen: Newsletter und Homepage der Wirtschaftskammer Wien, Newsletter von NWT Wirtschaftsprüfung, Homepage von meineberater.at, Finanzministerium sowie Gesundheitskasse.

 

Disclaimer:
Die Zusammenstellung der Informationen erfolgte mit gebotener Sorgfalt. Dessen ungeachtet übernehmen die Autoren sowie deren Partner, Bevollmächtigte oder Arbeitnehmer keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der enthaltenen Informationen.

Die Informationen in diesen Beiträgen dienen für eine Orientierung über das jeweilige Thema. Für die Entscheidungen, die der Leser aufgrund der Informationen trifft, übernehmen die Autoren keinerlei Verantwortung. Wir weisen darauf hin, dass die Inhalte keinerlei Empfehlungen darstellen und keinesfalls eine individuelle Beratung im jeweiligen Einzelfall durch fachkundige Personen unter Berücksichtigung der persönlichen Umstände ersetzen. Darüber hinaus wurden diese Inhalte auch nicht dafür erstellt und sind auch nicht dazu geeignet, Strafen oder sonstige Sanktionen zu vermeiden.

Wie Corona-Krise überleben? (NL 8b/20)

Leider zeigen die täglichen Ansteckungs-Zahlen kenne Besserung an. Tägliche Zuwachs-Raten von rund 30 Prozent lassen Schlimmeres befürchten. Sollte in einigen Tagen keine entscheidende Verlangsamung in Sicht sein, wird wohl die Regierung zu noch schärferen Maßnahmen greifen müssen, da dann die bisher vorgeschriebenen Einschränkungen noch nicht den gewünschten Erfolg erzielt hatten und als Folge sukzessive das Gesundheitssystem an Grenzen stoßen wird.

Noch ist vieles unklar.
Klar ist aber, dass man seine bisher übliche Tätigkeit umstellen muss. Also statt persönliche Kundenkontakte, künftig auf Telefon, E-mail, Homepage, usw. setzen. Mitarbeiter ins Homeoffice oder auf Kurzarbeit schicken.

Ja, jeder spricht davon, dass man nun via Homeoffice arbeiten solle / müsse.
Doch kaum wer sagt einem, was man dabei beachten müsse. Denn das ist gar nicht so einfach. Die Datenschutzbehörde hat sich schon gemeldet und darauf verwiesen, dass auch in der Krise auf Datensicherheit zu achten ist. Sie brauchen also Vereinbarungen mit den Mitarbeitern (wo die entsprechenden Pflichten verankert sind), denn sonst arbeitet jeder auf seinem Privat-Laptop, womöglich noch mit einer alten Windows-Version, ohne Virenschutz, ohne VPN, etc. Würde da ein Datenverlust drohen, dann fällt das auch auf Sie zurück.

Aber natürlich müssen auch Sie selbst, wenn Sie vom Homeoffice aus arbeiten, wichtige Punkte beachten.

Wir werden Sie also in den nächsten Wochen nicht nur mit Informationen darüber versorgen, wo man welche Hilfen/Kreditgarantien/Förderungen bekommt, wie man etwa Stundungen bei SVA oder Finanzamt beantragen kann, usw.

Sondern wir werden unsere DSGVO-Praxis-Serie mit den obigen Fragen zur Datensicherheit fortführen, damit Sie auch im Homeoffice datenschutzkonform arbeiten können. Und nicht etwa nach dem Überleben der Corona-Krise die Datenschutzbehörde kommt und einem umfangreichen Strafbescheid vom Stapel lässt.

Bleiben Sie gesund und schauen Sie auf sich und Ihre Mitmenschen. Alles Gute wünscht das IVVA Team.

EuGH: Welche Cookies Einwilligung benötigen (NL 8/20)

Cookies auf Ihrer Homepage: EuGH macht klare Vorgaben!

Das EuGH-Urteil sollte jeden Webseiten-Betreiber aufrütteln, da sicherlich schon zahlreiche Juristen, die sich auf Abmahnungen spezialisiert haben, genau die praktische Umsetzung beobachten werden und aktiv solche Vergehen im Netz suchen werden. 

RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger

Daher sehen wir uns heute an:

  • Welche Cookies einwilligungspflichtig sind und wie das in der Praxis umzusetzen ist.
  • Wann man KEINE Einwilligung benötigt
  • Checkliste, was Sie prüfen und umsetzen sollten.

Wir haben in Teil 1 dieses Praxis-Beitrag zur Analyse des Urteils über den Anlassfall berichtet, der zur EuGH-Entscheidung führte. Erklärten mögliche Einsatzzwecke der Cookies und deren Auswirkungen (etwa ein Flug wird teurer) und brachten Tipps, wie man feststellen kann, ob eine besuchte Homepage Cookies verwendet und wie man dann reagieren kann, um die eigenen Surfgewohnheiten (und damit Interessen) etwas zu verschleiern. Zum Nachlesen hier klicken…

Vorige Woche folgte dann Teil 2 des Praxisbeitrags. Darin erfuhren Sie, welche Cookies es gibt (gute/böse/technische/Marketing-/Tracking-Cookies). Warum diese Tracking-Cookies von Datenschützern und nun eben auch vom EuGH als zustimmungspflichtig angesehen werden. Was genau der EuGH entschieden hat und was das in der Praxis bedeutet. Zum Nachlesen hier klicken…

Dies ist bereits der 10. Beitrag der Praxis-DSGVO-Serie. Zu den DSGVO-Praxis-Beiträgen 1-9, die auf den bisherigen Urteilen der Datenschutzbehörden basieren und erklären, was man besser machen sollte, kommen Sie hier…

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ERGO Vorstand zur DSGVO-Umsetzung und Cyber-Security (NL 7b/20)

Mag. Christian Noisternig, Vorstand ERGO Versicherung

Mag. Christian Noisternig, seit 1. April 2018 neuer Vorstand für Vertrieb und Marketing bei ERGO und Patrick Ortner, seit 1. Juni 2018 Leiter des Agenten- und Maklervertrieb der ERGO, stellen sich den Fragen des IVVA.

Vorige Woche erfuhren wir über Neuheiten bei ERGO, und wir sprachen über erste Erfahrungen mit der Umsetzung der IDD sowohl beim Versicherer, als auch bei den Agenten. Zum Nachlesen hier klicken…

Hier folgt nun der zweite Teil des Interviews.

IVVA: Kommen wir zu einer anderen Rechtsmaterie: Wie geht es Ihnen mit der täglichen Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung? Gab es im ersten Jahr irgendwelche Probleme, Unklarheiten?

Christian Noisternig, ERGO: Nein, wir haben die DSGVO vollständig umgesetzt, und es gab im vergangenen Jahr keine Fälle der Beanstandung. Wir sind in engem Austausch mit dem VVO, um die DSGVO vor allem im Bereich Kommunikation und Verschlüsselung noch vermittlerorientierter umzusetzen.

IVVA: Was passiert, wenn Ihnen etwa ein Vermittler ein unverschlüsseltes E-Mail mit sensiblen Daten von Kunden, etc. sendet?

Patrick Ortner, ERGO: Wir treten unmittelbar mit ihm in Kontakt und finden eine geeignete Lösung. Gleichzeitig stehen wir in engem Kontakt mit dem VVO bzw. den Interessenvertretungen, um eine rechtlich wasserdichte Lösung bieten zu können. Für uns steht die einfache Umsetzung für Makler und Mehrfachagenturen bei gleichzeitiger Rechtssicherheit im Vordergrund.

IVVA: Mit der DSGVO im engen Zusammenhang steht die Cyber-Security: Gerüchten zufolge wurde ein großer Vertrieb Opfer eines groß angelegten und erfolgreichen Hackerangriffs. Wochenlang gab es dort Probleme. Auch für die einzelnen Vermittler. Haben Sie ähnliches schon erlebt? Wie würde ERGO mit so einem Horror-Szenario umgehen? Weiterlesen

EuGH zu „guten /bösen“ Cookies. Bedeutung für Praxis? (NL 7/20)

Cookies auf Ihrer Homepage: EuGH macht klare Vorgaben!

Vorige Woche brachten wir Teil 1 unseres Praxis-Beitrag zum Urteil des EuGH. Darin informierten wir über den Anlassfall, der zur EuGH-Entscheidung führte. Erklärten mögliche Einsatzzwecke der Cookies und deren Auswirkungen (etwa ein Flug wird teurer) und brachten Tipps, wie man feststellen kann, ob eine besuchte Homepage Cookies verwendet und wie man dann reagieren kann, um die eigenen Surfgewohnheiten (und damit Interessen) etwas zu verschleiern. Zum Nachlesen hier klicken…

Das EuGH-Urteil sollte jeden Webseiten-Betreiber aufrütteln, da sicherlich schon zahlreiche Juristen, die sich auf Abmahnungen spezialisiert haben, genau die praktische Umsetzung beobachten werden und aktiv solche Vergehen im Netz suchen werden.

RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger

Im aktuellen 10. Beitrag der Praxis-DSGVO-Serie erfahren Sie, welche Cookies es gibt (gute / böse / technische /  Marketing- / Tracking-Cookies. Warum diese Tracking-Cookies von Datenschützern und nun eben auch vom EuGH als zustimmungspflichtig angesehen werden.  Was genau der EuGH entschieden hat und was das in der Praxis bedeutet.

Zu den DSGVO-Praxis-Beiträgen 1-9, die auf den bisherigen Urteilen der Datenschutzbehörden basieren und erklären, was man besser machen sollte, kommen Sie hier…

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ERGO informiert: Über Neuheiten, die Umsetzung von IDD und DSGVO (NL 6/20)

Mag. Christian Noisternig, Vorstand ERGO Versicherung

Mag. Christian Noisternig, seit 1. April 2018 neuer Vorstand für Vertrieb und Marketing bei ERGO und Patrick Ortner, seit 1. Juni 2018 Leiter des Agenten- und Maklervertrieb der ERGO, stellen sich den Fragen des IVVA.

IVVA: Ich freue mich, dass wir uns zu Jahresbeginn beinahe schon traditionell unser Interview führen. Was hat sich bei Ihnen im letzten Jahr getan? Wie schaut die Vertriebssituation aktuell aus?

Noisternig, ERGO: Wir sind sehr zufrieden. Die Makler- und Mehrfachagenturen-Strategie, die wir Anfang 2019 gestartet haben, wurde mittlerweile voll umgesetzt und vom Markt sehr positiv aufgenommen. Wir freuen uns, dass wir die Anzahl der aktiven Makler- und Mehrfachagenturverbindungen deutlich erhöhen konnten und hier sehr positives Feedback bekommen.

IVVA: War es ein gutes Jahr für Sie?

Noisternig, ERGO: 2019 war ein sehr erfreuliches Jahr! Dank der guten Kooperationen konnten wir unsere Ziele erreichen und deutlich besser als 2018 abschließen. An dieser Stelle einen besonderen Dank an unsere Partner im Makler- und Mehrfachagenturengeschäft und an die ERGO Maklerbetreuer!

IVVA: Wachsen Sie? Mit der Branche oder sogar stärker? Weiterlesen

EuGH zu rechtskonformen Cookie-Hinweis auf Ihrer Homepage (NL 5b/20)

Wie muss der Cookie-Hinweis auf Ihrer Homepage rechtskonform gestaltet sein?
Europäischer Gerichtshof macht klare Vorgaben zur Einwilligung! 

Seit ein paar Wochen fallen Ihnen sicherlich die auffälligen und oftmals lästigen Cookie-Banner auf, die aufpoppen, wenn Sie eine Webseite öffnen möchten. Damit möchten die Betreiber eine neue Vorgabe des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) erfüllen, um keine rechtlichen Konsequenzen zu erleiden (etwa von Juristen, die sich auf Abmahnungen spezialisiert haben und genau solche Vergehen aktiv im Netz suchen).

RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger

Am 1. Oktober 2019 hat der EuGH entschieden, dass der Einsatz von Cookies auf einer Website immer eine aktive, ausdrückliche Einwilligung benötigt.

Im aktuellen 10. Beitrag der Praxis-DSGVO-Serie erfahren Sie, welcher Anlass dazu führte, dass sich der EuGH damit beschäftigen musste. Was genau eine „aktive, ausdrückliche Einwilligung“ in der Praxis bedeutet. Was genau Cookies sind und vor allem, was man unter „technischen und Marketing / Tracking-Cookies“ versteht. Abgerundet wird der Beitrag mit Praxis-Kurz-Tipps zum Prüfen und Abarbeiten.

Zu den Praxis-Beiträgen 1-9, die auf den bisherigen Urteilen der Datenschutzbehörden basieren und erklären, was man besser machen sollte, kommen Sie hier…

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